Certificatul de înregistrare la Registrul Comerțului este documentul care atestă, oficial, că o firmă a fost constituită legal și este recunoscută ca persoană juridică. Fără acest certificat, o societate nu poate funcționa legal, nu poate emite facturi, nu poate avea cont bancar și nici nu poate angaja personal. Este primul act care marchează existența unei firme în România, emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) imediat după finalizarea procedurii de înregistrare.
Acest document conține elemente esențiale pentru identificarea unei firme: denumirea, forma juridică, sediul social, codul unic de înregistrare (CUI), data înmatriculării și numărul de ordine din Registrul Comerțului. Certificatul de înregistrare este practic „cartea de identitate” a firmei. Este emis în format tipărit sau electronic, având același efect juridic.
Obținerea certificatului presupune parcurgerea unei proceduri administrative, ce include depunerea actelor constitutive, dovada sediului social, declarațiile asociate și dovada plății taxelor. După verificarea documentației, ONRC eliberează certificatul, împreună cu alte documente importante: rezoluția de înregistrare și certificatul constatator.
Certificatul de înregistrare este, așadar, dovada oficială că o firmă a luat naștere în mod legal și poate începe activitatea economică pentru care a fost creată.
Rolul certificatului de înregistrare
Certificatul de înregistrare la Registrul Comerțului are o funcție clară: confirmă că o entitate juridică există și poate desfășura activități economice conform legii. El oferă firmei dreptul de a funcționa, de a încheia contracte și de a fi recunoscută în relațiile comerciale și fiscale.
Documentul servește ca punct de referință pentru autorități, instituții financiare, parteneri de afaceri și clienți. De exemplu, în relația cu banca, certificatul este necesar pentru deschiderea contului firmei. În fața autorităților fiscale, acesta este dovada că entitatea este înregistrată în mod legal.
Certificatul de înregistrare este folosit frecvent în următoarele situații:
- la înregistrarea fiscală a societății;
- la obținerea autorizațiilor de funcționare;
- la participarea la licitații publice;
- la încheierea contractelor comerciale;
- la înscrierea în diverse registre profesionale.
Fără acest document, activitatea economică nu poate începe legal. Chiar și un pas aparent minor, cum ar fi emiterea unei facturi, devine imposibil fără codul unic de înregistrare (CUI) înscris pe certificat.
În plus, certificatul de înregistrare este necesar și în relațiile internaționale, când o firmă românească colaborează cu parteneri din alte state membre UE sau din afara Uniunii. Este documentul care confirmă identitatea și statutul juridic al firmei.
Cum se obține certificatul de înregistrare la Registrul Comerțului
Procesul de obținere a certificatului de înregistrare este reglementat prin Legea nr. 265/2022 și se desfășoară exclusiv la Oficiul Național al Registrului Comerțului. Procedura este clară, însă implică o serie de pași și documente obligatorii.
Pentru o firmă nouă (SRL, SRL-D, SA, PFA, II sau IF), pașii generali sunt:
- Alegerea denumirii firmei și rezervarea acesteia la ONRC.
- Stabilirea formei juridice potrivite.
- Redactarea actului constitutiv (pentru persoane juridice).
- Stabilirea sediului social (cu contract de comodat, închiriere sau proprietate).
- Depunerea capitalului social (unde este cazul).
- Completarea declarațiilor pe propria răspundere.
- Depunerea dosarului la ONRC, fizic sau online.
După verificarea tuturor documentelor, inspectorul ONRC emite certificatul de înregistrare, care include automat codul unic de identificare fiscală (CUI).
Termenul obișnuit de eliberare este de 3 zile lucrătoare de la depunerea completă a dosarului. În unele cazuri, în funcție de complexitate sau de volumul de cereri, termenul poate varia.
Taxele aferente sunt reduse și pot fi plătite online sau direct la ghișeu. Din 2020, o parte dintre taxele ONRC au fost eliminate, ceea ce a simplificat considerabil procesul de înființare a firmelor.
Ce conține certificatul de înregistrare
Certificatul de înregistrare are o structură standard, valabilă pentru toate tipurile de firme, indiferent de forma juridică. Documentul include informații esențiale despre identitatea societății și despre actul de înregistrare.
Elementele principale sunt:
- Denumirea completă a firmei;
- Forma juridică (SRL, SA, PFA, II etc.);
- Sediul social;
- Numărul de ordine în Registrul Comerțului (de tip Jxx/xxxx/aaaa);
- Codul unic de înregistrare (CUI);
- Data înmatriculării;
- Mențiunea privind înregistrarea fiscală;
- Codurile CAEN corespunzătoare activităților declarate;
- Semnătura și ștampila electronică a ONRC.
Versiunea electronică are aceeași valoare legală ca cea tipărită. Este semnată digital și poate fi descărcată din portalul ONRC.
Pentru firmele care au sedii secundare, filiale sau puncte de lucru, se pot emite certificate constatatoare suplimentare, care menționează exact activitățile autorizate la fiecare adresă.
Diferența dintre certificatul de înregistrare și certificatul constatator
Mulți antreprenori confundă aceste două documente. Deși ambele sunt emise de Registrul Comerțului, ele au scopuri diferite.
- Certificatul de înregistrare este dovada legală a înființării firmei. El arată că entitatea juridică există.
- Certificatul constatator confirmă situația actuală a firmei: datele de identificare, obiectul de activitate, sediile secundare, asociații și administratorii.
Certificatul constatator se emite la cerere, oricând este nevoie, inclusiv pentru participarea la licitații sau pentru dosare bancare. Poate fi obținut online prin portalul ONRC, în format PDF semnat electronic.
Astfel, certificatul de înregistrare este documentul de bază, iar certificatul constatator este un extras actualizat care confirmă că datele din Registrul Comerțului sunt valabile la o anumită dată.
Situații în care este necesar certificatul de înregistrare
Certificatul de înregistrare este solicitat în numeroase situații practice. Printre cele mai frecvente se numără:
- deschiderea contului bancar al firmei;
- înregistrarea la ANAF pentru declarații fiscale;
- semnarea de contracte comerciale;
- obținerea de finanțări, credite sau fonduri nerambursabile;
- înscrierea în programe de sprijin pentru IMM-uri;
- participarea la licitații publice;
- solicitarea autorizațiilor de funcționare.
Instituțiile publice și partenerii privați folosesc acest document pentru a verifica dacă o firmă este activă și legal înregistrată.
În mediul online, multe platforme de e-commerce și marketplace-uri cer încărcarea certificatului de înregistrare ca dovadă a statutului juridic, înainte de a permite vânzarea de produse sau servicii.
Actualizarea certificatului și modificările ulterioare
După înființare, firma poate suferi modificări: schimbarea sediului, adăugarea de activități noi, modificarea asociaților sau a denumirii. În toate aceste cazuri, este necesară o actualizare la Registrul Comerțului.
După aprobarea modificărilor, ONRC emite un nou certificat de înregistrare, care înlocuiește versiunea veche. Acesta va reflecta noile date, iar codul unic de înregistrare rămâne același.
Actualizările trebuie declarate în termen legal. În caz contrar, firma riscă amenzi sau suspendarea unor drepturi administrative.
Este important ca documentul să fie mereu actualizat, mai ales în relația cu instituțiile financiare, autoritățile locale sau ANAF.
Pentru actualizare, antreprenorul depune un dosar cu modificările solicitate, actele doveditoare și dovada plății taxei, urmând ca ONRC să emită noul certificat în câteva zile.
Verificarea autenticității certificatului de înregistrare
Autenticitatea unui certificat de înregistrare se poate verifica online, gratuit, prin portalul ONRC. Sistemul afișează informații despre firmă pe baza CUI-ului sau a denumirii.
Această verificare este utilă atunci când:
- colaborezi cu o firmă nouă și vrei să confirmi că există legal;
- trebuie să atașezi dovada existenței unei firme la un dosar;
- ai nevoie de o copie electronică validă a certificatului.
Portalul ONRC oferă acces la date publice de bază, fără a necesita cont sau autentificare.
Pentru informații detaliate (de exemplu, structura acționariatului sau situația punctelor de lucru), este necesar un certificat constatator, care poate fi solicitat online.
Această transparență facilitează relațiile comerciale și oferă încredere între partenerii de afaceri.
De ce este important să păstrezi certificatul de înregistrare
Certificatul de înregistrare este un document cu valoare juridică permanentă. Deși există și în format electronic, versiunea tipărită trebuie păstrată în original, în dosarul firmei.
El poate fi solicitat la orice control fiscal, bancar sau administrativ. Pierderea documentului nu înseamnă pierderea calității de firmă înregistrată, dar obligă antreprenorul să solicite un duplicat la ONRC.
Pentru protecție, este recomandat să existe și o copie scanată, stocată în format digital securizat.
În cazul lichidării firmei, certificatul de înregistrare trebuie depus împreună cu celelalte acte la dosarul de radiere.
Prin urmare, acest document însoțește firma pe toată durata existenței sale, de la înființare până la închiderea oficială.
Certificatul de înregistrare la Registrul Comerțului este baza oricărei activități economice legale din România. El confirmă existența firmei, oferă identitate juridică și acces la toate drepturile și obligațiile fiscale.
Obținerea sa este un pas esențial pentru orice antreprenor care dorește să înceapă o afacere în mod corect. Procedura este clară, rapidă și accesibilă, iar documentul emis de ONRC are valoare legală deplină.
Un certificat actualizat, păstrat corect și verificat periodic asigură transparență, încredere și funcționare fără riscuri pentru firmă.
